Трудовым кодексом Российской Федерации установлено, что работодатель имеет право потребовать от будущего сотрудника предъявить определенный набор документов: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, СНИЛС, документы воинского учета, диплом об образовании, медкнижку. Все, что не входит в этот перечень, соискатель вправе предоставить только на добровольной основе, но должен быть готов к тому, что отказ — это сделать может привести к разногласиям с будущим нанимателем и осложнить продвижение по карьерной лестнице.
Паспорт или удостоверение личности
Обязательно нужен общегражданский паспорт, либо документ, который может удостоверить личность соискателя. Вопреки распространенному мнению, что можно предъявить водительские права или студенческий билет, для граждан России этим документом может быть только удостоверение личности по форме Приказа МВД РФ №773, которое выдается на период, пока оформляется общегражданский паспорт.
Для иностранцев к таким документам относятся следующие:
- паспорт, выданный страной подданства соискателя, либо другой документ, признаваемый РФ в качестве удостоверения личности в соответствии с договоренностями между Россией и конкретным государством.
- документ, который выдается иностранному гражданину на время рассмотрения ходатайства о гражданстве РФ;
- удостоверение о статусе беженца;
- другие документы, состав и форма которых зависит от правового положения иностранца.
Отметка о регистрации по месту пребывания
В соответствии с ТК РФ работодатель не имеет права не принимать на работу российского гражданина без регистрации. Отказать в этом случае можно только иностранцу. Но на практике организации стараются не брать на работу и россиян без регистрации, особенно в тех случаях, когда человек претендует на должность, предполагающую материальную ответственность. Поэтому лучше заранее выяснить у работодателя его отношение к отсутствию регистрации по месту пребывания. Если внезапно возникнут трудности во время оформления на работу, обе стороны только зря потеряют время.
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Сотрудник, если он проработал в организации более пяти дней и это его основное рабочее место, должен предоставить трудовую книжку. Об этом говорится в ст. 66 ТК РФ. Исключениями считаются случаи, если работник только начал трудовую деятельность, либо на предыдущем месте работы написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
В во втором варианте он должен предоставить новому работодателю информацию о предыдущих местах работы на бумажном носителе или в электронном виде. Эти сведения выдает кадровик при увольнении сотрудника в виде заверенного бумажного документа или в виде файла, удостоверенного усиленной КЭП.
Еще эту информацию соискатель может получить:
- в МФЦ;
- в ФПСС;
- На «Госуслугах».
Если работник трудоустраивается впервые после 01.01.2021, трудовая книжка оформляется и ведется только в электронном варианте.
Совместители вправе не предоставлять официальные сведения о предыдущих рабочих местах.
ИНН
По действующим законам, если работник не оформлен как индивидуальный предприниматель, он может не получать ИНН. Работодатель не вправе, но может попросить его предъявить. Оформить ИНН можно короткие сроки в любом ИФНС.
СНИЛС
Устраивающийся на работу человек обязательно должен подтвердить, что зарегистрирован в системе персонифицированного учета. До 01.04.2019 в качестве такого подтверждения выдавали карточку СНИЛС, в дальнейшем — уведомление в виде электронного или бумажного документа по форме, утвержденной Приказом СФР от 23.06.2023 №1199.
Если человека нанимают на работу впервые, то информацию о нем в СФР передает работодатель.
Документы воинского учета
Лица, подлежащие призыву, обязаны предоставить соответствующее удостоверение, а лица, находящиеся в запасе, — временное удостоверение или военный билет.
Дипломы об образовании и свидетельства о прохождении специальной подготовки
Если работник трудоустраивается не по специальности, и для выполнения его новых обязанностей не требуется специфических знаний или навыков, работодатель, скорее всего, не будет требовать предъявить доказательства того, что претендент где-либо учился.
Но если деятельность требует спецподготовки или соответствующего образования, то нужно предоставить документы об окончании вуза, ссуза, прохождении курсов повышения квалификации или получения иного дополнительного образования.
Медицинская книжка
В санкнижке содержится информация о прививках, перенесенных заболеваниях, результатах анализов, флюорографии, обследований и осмотров. Этот документ обязателен только для тех, кто работает в таких сферах, как общепит, образование, здравоохранение, торговля и т.п. Этот документ может оформить любой человек, приобретя бланк в отделении центра гигиены и эпидемиологии и пройдя комплекс процедур в рамках профосмотра. Это занимает около недели.
Претендент на работу в организациях, ведущих деятельность в вышеперечисленных сферах, должен понимать, что отсутствие медкнижки или нежелание ее оформить, послужит причиной для отказа в трудоустройстве.
С 1 сентября 2023 года действуют следующие дополнительные условия приема водителя на работу:
– водитель не может заключать договор по совместительству, если вторая работа также связана с управлением транспортными средствами (ст. 329 ТК РФ);
-прием на работу водителя возможен только при прохождении предварительного медицинского обследования (ст. 328 ТК РФ). При наличии определенных заболеваний или инвалидности работодатель вправе отказать такому кандидату в трудоустройстве (приказ Минздрава России от 24 ноября 2021 г. № 1092н);
– психиатрическое освидетельствование водителей при приеме на работу проводится перед прохождением медосмотра, оно обязательно для профессий и должностей, упоминаемых в Перечне № 2349 (приказ Минздрава России от 20.05.2022 № 342н);
– кандидат должен иметь действующее водительское удостоверение на право управления транспортным средством соответствующей категории (Порядок прохождения профессионального отбора, утвержденный приказом Минтранса России от 29 июля 2020 г. № 264 — далее Порядок проведения профотбора);
– водитель должен соответствовать профессиональным и квалификационным требованиям, а также требованиям к опыту работы, если иное не установлено законом (приказ Минтранса России от 31.07.2020 № 282).
Дополнительные документы
Современное законодательство (в том числе ТК РФ, указы Президента РФ, федеральные законы, постановления правительства РФ) в некоторых случаях обязывает соискателя предоставлять дополнительные сведения о себе и предъявлять соответствующие документы при заключении трудового договора. В этот перечень входит справка об отсутствии судимости, заключение врача (иногда — от нарколога и психиатра) о том, что у соискателя нет противопоказаний для выполнения своих трудовых обязанностей.
Полный список документов, которые работодатель имеет право потребовать предъявить, закреплен в ст. 65 ТК РФ, а также в других нормативно-правовых актах, которые можно применить при найме персонала на конкретное рабочее место с определенной спецификой.