Ведение учета по госконтрактам

В соответствии с законодательством организации, исполняющие государственные контракты, обязаны вести раздельный учет по каждому из них. Этот механизм позволяет с высокой точностью отслеживать ресурсы, использованные для реализации контракта, обеспечивает прозрачность расходования средств. Многие предприниматели, самостоятельно осуществляющие учет в рамках госконтрактов, делают это с ошибками, не учитывая в полной мере законодательные нормы. Это приводит к административным штрафам и уголовной ответственности.

Компания «БизнесКлик» оказывает услуги сопровождения раздельного учета по госконтрактам. Это выгодно для представителей любой сферы бизнеса: поставщиков стройматериалов, оборудования, IT-компаний, строителей, производственных предприятий.

Что получают наши клиенты

• Точность расчетов. Организации могут точно калькулировать затраты и доходы по отдельным проектам.
• Соответствие законодательству. Успешное прохождение проверок контролирующих органов без штрафов.
• Качественную бухгалтерскую отчетность. В любой момент исполнитель госконтракта может отчитаться перед заказчиком или проверяющими.

Регламентирующие документы

• Федеральный закон №275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»,
• Постановления Правительства РФ «О Правилах ведения раздельного учета» и «О государственном регулировании цен на продукцию ГОЗ».

Какая документация нужна

• Учетная политика по налоговому и бухгалтерскому учету
• Устав, карточка, лицензии (при наличии), описание деятельности организации
• Подрядный или государственный контракт, на основании которого ведутся работы или предоставляются услуги
• Бухгалтерская программа, в которой осуществляется учет (выгрузка из нее)

Этапы ведения раздельного учета по госконтрактам

• Анализ заключенных госконтрактов и первичных документов;
• настройка структуры, иерархии учета, классификаторов в 1С;
• разработка методики раздельного учета;
• формирование структуры затрат каждого госконтракта отдельно;
• расчет разницы между доходами и затратами на каждый госконтракт;
• составление отчета о реализации государственных контрактов.

В чем заключается ведение учета по госконтрактам

Реализацию госконтрактов и государственных оборонных заказов регулируют представители органов власти — прокуратура, Минобороны РФ, ФАС. Организации, выполняющие такие контракты, обязаны соблюдать ряд требований. В том числе им следует доказать, что они не завышают стоимость своих услуг или продукции, финансовые средства, отпущенные на выполнение договоренностей, используют строго по назначению.

Для того чтобы проконтролировать, как исполнитель расходует выделенные бюджетные средства, органы власти обязуют его не только обосновывать заявленную им стоимость госконтракта и подтверждать каждую сумму средств, израсходованных в процессе исполнения работ или оказания услуг, но и вести детальный бухучет по конкретному заказу.

Это означает, что организация должна регистрировать все результаты ФХД, ресурсы и расходы, касающиеся исполнения госконтракта. Если обычный бухучет ведется на постоянной основе и охватывает все процессы деятельности юрлица, то раздельный имеет четкие сроки — от заключения госконтракта до последнего дня его действия. Кроме того, нужно учитывать состав прямых затрат и накладных расходов, распределять их по правилам, составлять расходную декларацию, отчет о выполнении гособоронзаказа, использовать особую методику определения финрезультата. Только таким образом можно обеспечить контроль над потоками бюджетных денежных средств и их прозрачность настолько, насколько этого требует российское законодательство.

Благодаря раздельному учету исполнитель может отделить от всех затрат компании те, что были использованы на проведение работ в рамках госконтракта, документально отчитаться за каждый израсходованный рубль и доказать, что стоимость контракта была обоснованной.

Методика раздельного учета

Невозможно разработать верную методику ведения учета затрат и ресурсов обособленно по каждому гособоронзаказу, без дополнения учетной системы компании аналитическими счетами. При внесении их нужно действовать следующим образом:

• Установление способа кодирования счетов в учетной политике компании. Законодательством этот процесс не регламентируется, исполнитель госконтракта должен, принимая во внимание особенности деятельности организации и детализацию, определить метод кодирования своими силами, ввести необходимые субсчета.
• Внесение аналитических счетов в рабочий план для детализации синтетического счета. Это позволяет выстроить четкую и прозрачную структуру учета всех операций, связанных с исполнением государственного контракта.
• Пользоваться инструкциями и рекомендациями, отраслевыми стандартами, разработанными специально для организаций, реализующих госконтракты и ГОЗ. Такой подход позволяет не только учитывать специфику деятельности компании, но и вести раздельный учет в соответствии с многочисленными требованиями.

Например, если контракты финансируются из бюджета РФ, то необходимо придерживаться правил, изложенных в постановлении №47:

1. Общие положения: по каждому контракту учет затрат ведется обособленно.
2. Составление первичной документации: она формируется для каждой услуги, продукта или работы отдельно.
3. Сведения о движении хозяйственных операций и средств: отражать фактические затраты следует в регистрах аналитического учета.
4. Разработка методики: нужно четко определить, какие виды затрат предполагается включать в себестоимость услуги или товара и как они будут учитываться.
5. Финансовый результат: представляет собой разницу между стоимостью контракта и понесенными исполнителем в процессе выполнения обязательств затратами.

Если руководствоваться этими правилами и другими инструкциями и рекомендациями, настроить и вести раздельный учет будет значительно проще.

Механизм учета издержек

При реализации госконтракта и организации учета затрат нужно учитывать ряд важных аспектов.

1. Фактические затраты агрегируют по такому принципу:

• • Прямые (материальные, трудовые, технические) включаются в себестоимость работ, услуг или товаров, произведенных в рамках заключенного госконтракта.
  • Общехозяйственные расходы распределяются на всю продукцию или услуги компании пропорционально понесенным затратам. Тоже включаются в себестоимость.
  • Коммерческие расходы группируются и учитываются аналогично общехозяйственным.

2. Учетная документация и регистры счетов. В перечень учетных документов, помогающих систематизировать контроль над затратами, входят: лимитные карты, карточки фактических затрат по соответствующим калькуляционным статьям, ведомости, рабочие наряды.
3. Технология документооборота. У организации должно быть описание всех процессов, связанных с разработкой, утверждением и передачей документации, касающейся реализации госконтракта.
4. Сроки и формы отчетности. Информацию заказчику и контролирующим органам о том, как выполняется контракт, обосновывая затраты и доказывая их целесообразность, необходимо предоставлять своевременно и полностью.
5. Разработка механизмов контроля соблюдения алгоритмов учета. Это необходимо сделать и использовать во избежание ошибок при формировании отчетности и вопросов со стороны уполномоченных лиц во время проверок.
6. Иные аспекты. Все специфичные моменты, относящиеся к компании-исполнителю госконтракта, ее видам деятельности, тоже должны быть отражены в разработанной документации, касающейся раздельного учета.

Формулировки положения о раздельном учете должны быть ясны сотрудникам, связанным с реализацией работ или производством продукции по госконтракту. А сам документ должен быть им доступен для прочтения в любое время.

Раздельный учет в контексте учетной политики

Учетная политика представляет собой внутренний документ, устанавливающий методику ведения налогового и бухгалтерского учета в конкретной компании. Организация разрабатывает его самостоятельно, отталкиваясь от рекомендаций ФЗ-402 «О бухучете».

Исполнитель госконтракта обязан интегрировать положение о раздельном учете в учетную политику. От корректности оформления, подробности и четкости структуры этого важного элемента зависит прозрачность финансовых операций и возможность их проконтролировать.

В документе положение может отображаться в нескольких вариантах.

• Как одна из частей в общем разделе, который регламентирует учетные процедуры и правила.
• В качестве приложения. Такой способ позволяет создать более подробную методику, со своей структурой и названием.
• Как отдельный внутренний документ. Дает возможность с большей автономностью подходить к регулированию финансовых операций и учетных процедур.
• В виде инструкции. Этот вариант значительно облегчает сотрудникам компании восприятие и понимание, на чем базируется и как применяется методика учета в контексте госконтракта.
• Любой другой форме. Организация имеет право создать этот внутренний документ в том виде, в котором он будет удобен для использования, главное, чтобы его содержимое соответствовало ее деятельности и внутренним процессам, требованиям законодательства, имело понятные и четкие формулировки.

Основная цель положения — обеспечить ведение раздельного учета таким образом, чтобы:

• заинтересованные лица и представители госорганов могли проконтролировать, как используются выделенные из бюджета средства, получить точную и обоснованную информацию о себестоимости услуг и товаров;
• исполнитель мог доказать, что затраты имеют отношение к реализации госконтракта, а также увидеть размер прибыли и привести доводы, объясняющие, откуда взялась именно эта сумма.

Неважно, какую форму для приложения выберет организация, при введении документа в действие нужно соблюдать два правила:

1. Порядок раздельного учета должен официально одобрить и утвердить приказом руководитель компании.
2. Документ вступает в силу и начинает применяться в обязательном порядке с даты, указанной в распоряжении или приказе руководителя.

В законодательстве постоянно появляются дополнения и изменения, касающиеся учетных процессов при исполнении госконтрактов. Руководители организаций и бухгалтеры должны держать руку на пульсе, чтобы своевременно адаптировать раздельный учет к новым требованиям.

Именно поэтому организацию и сопровождение раздельного учета лучше доверить профессионалам, которые владеют самыми актуальными знаниями в этой сфере и могут решить задачу так, что не придется переделывать или сталкиваться со сложностями в ходе проверки.